Rekstraryfirlit sýnir í hnotskurn hvernig fyrirtækinu vegnar. Þar koma fram tekjur, gjöld og hagnaður, en það sem skiptir oft mestu máli er hversu mikið fé er raunverulega til taks hverju sinni. Fyrirtæki sem lítur reglulega á þessar tölur nær að grípa inn í vandamál áður en þau verða alvarleg, í stað þess að uppgötva þau fyrst í uppgjöri við bókarann í lok árs.
Hvað er rekstraryfirlit og hvaða tölur skipta mestu máli?
Gott rekstraryfirlit dregur saman fjórar lykiltölur á einum stað:
- Tekjur (velta): Hvað fyrirtækið selur fyrir á tímabilinu.
- Gjöld: Allur rekstrarkostnaður sem fellur til.
- Hagnaður/framlegð: Mismunurinn á tekjum og gjöldum.
- Sjóðsstaða og útistandandi reikningar: Hversu mikið fé er raunverulega laust og hversu mikið á enn eftir að innheimta.
Af hverju er fjárflæði oft mikilvægara en hagnaður?
Fyrirtæki getur sýnt hagnað á pappír og samt lent í fjárhagsvandræðum, ef tekjurnar eru bundnar í ógreiddum reikningum á meðan gjöld þarf að greiða strax. Hagnaðurinn segir hvað situr eftir þegar upp er staðið. Fjárflæðið segir hins vegar hvort peningur sé raunverulega til í reikningnum til að greiða laun, birgja og VSK þegar á reynir. Fyrir lítil fyrirtæki er fjárflæði því oft betri mælikvarði á raunverulega stöðu en hagnaðartalan ein og sér.
Hversu oft ætti að skoða rekstraryfirlitið?
Vikulega, eða að minnsta kosti mánaðarlega, ekki eingöngu þegar bókarinn tekur saman uppgjör. Því sjaldnar sem tölurnar eru skoðaðar, því lengur getur neikvæð þróun grafið um sig áður en hún uppgötvast.
Hvaða viðvörunarmerki ætti að varast?
| Viðvörunarmerki | Hvað það gefur til kynna |
|---|---|
| Hlutfall ógreiddra reikninga hækkar milli mánaða | Innheimta er farin að dragast, fjárflæði mun þrengjast |
| Gjöld vaxa hraðar en tekjur | Framlegð er að minnka, jafnvel þótt veltan líti vel út |
| Sjóðsstaða lækkar mánuð eftir mánuð | Reksturinn gengur á eigið fé, ekki bara hagnað |
| Sömu viðskiptavinir borga alltaf seint | Undirliggjandi vandi í greiðsluskilmálum eða innheimtuferli |
Hvernig hjálpar rauntímayfirlit í Payday við þetta?
Payday sýnir tekjur, gjöld, hagnaðarhlutfall og hlutfall innheimtra reikninga í rauntíma á einum stað, í stað þess að tölurnar liggi dreifðar í mismunandi skjölum. Þannig er hægt að sjá strax ef innheimta er farin að dragast eða ef gjöld eru að vaxa hraðar en áætlað var, án þess að bíða eftir næsta uppgjöri.
Hvað ættir þú að gera til að byrja?
- Settu þér fastan dag í viku eða mánuði til að fara yfir rekstraryfirlitið, ekki bara þegar eitthvað virðist athugavert.
- Fylgstu sérstaklega með hlutfalli ógreiddra reikninga, ekki bara heildarveltunni.
- Berðu saman þróun gjalda og tekna milli mánaða, ekki bara stöðuna á einum tímapunkti.
- Notaðu kerfi sem sýnir þessar tölur í rauntíma svo þú þurfir ekki að taka þær saman handvirkt.
Kynntu þér rauntímayfirlit og fjárhagslega greiningu í Payday eða lestu grein okkar um hvað Payday getur gert fyrir fyrirtækið þitt.
Þessi grein er almenn upplýsingagjöf, ekki fjármálaráðgjöf sniðin að þínum rekstri. Fyrir ákvarðanir sem varða fjárfestingar, lánsfé eða skattskil, leitaðu ráðgjafar hjá bókara eða fjármálaráðgjafa.
