Besta leiðin til að innheimta ógreiddan reikning er að bregðast hratt við. Sendu vinsamlega áminningu strax daginn eftir gjalddaga, bættu dráttarvöxtum við ef greiðsla berst ekki innan skýrs tímaramma og stigmagnaðu ferlið markvisst þar til reikningurinn greiðist. Því fyrr sem brugðist er við, því meiri líkur eru á að fá greitt, og því minni líkur á að viðskiptasambandið skaðist.
Af hverju safnast ógreiddir reikningar upp hjá litlum fyrirtækjum?
Einyrkjar og lítil fyrirtæki sjá yfirleitt sjálf um bæði sölu og innheimtu, ofan á alla aðra rekstrarþætti. Án sjálfvirks kerfis er auðvelt að missa yfirsýn yfir hvaða reikningar eru gjaldfallnir, og margir bíða of lengi með að senda áminningu af ótta við að þykja ýtnir gagnvart viðskiptavinum.
Hvað á að gera fyrsta daginn eftir gjalddaga?
Sendu stutta, vinsamlega áminningu strax. Flestir sem gleyma greiðslu bregðast vel við faglegri áminningu sem einfaldlega bendir á að reikningurinn sé gjaldfallinn og hvernig greiða megi hann. Því lengur sem beðið er, því meira dofnar tilfinningin fyrir hversu áríðandi greiðslan er hjá viðtakandanum.
Hvenær má bæta dráttarvöxtum við og hvernig eru þeir reiknaðir?
Dráttarvextir má reikna frá gjalddaga reikningsins, að því gefnu að gjalddagi sé skýrt tilgreindur á reikningnum sjálfum. Vextirnir fylgja dráttarvaxtaprósentu sem Seðlabanki Íslands birtir og breytist reglulega. Því er rétt að staðfesta gildandi vexti á sedlabanki.is áður en þeir eru færðir á skuldina.
Hvenær er rétt að stigmagna í formlega innheimtu?
Ferlið gengur yfirleitt í gegnum nokkur skýr stig:
| Skref | Tímasetning | Aðgerð |
|---|---|---|
| 1. Vinsamleg áminning | 1–3 dögum eftir gjalddaga | Stutt skilaboð, greiðsluupplýsingar ítrekaðar |
| 2. Ítrekun með dráttarvöxtum | 7–10 dögum eftir gjalddaga | Dráttarvextir bætast við, skýr greiðslufrestur settur |
| 3. Lokaviðvörun | 2–3 vikum eftir gjalddaga | Tilkynnt að málið fari í formlega innheimtu ef ekki er greitt |
| 4. Formleg innheimta | Ef ekkert gerist eftir lokaviðvörun | Sent til innheimtufyrirtækis eða lögfræðings |
Flest mál leysast á fyrstu tveimur skrefunum. Formleg innheimta er neyðarúrræði, ekki fyrsta viðbragð.
Hvernig hjálpar Payday þér að halda utan um innheimtu?
Payday heldur utan um stöðu hvers reiknings í rauntíma. Þú sérð hvað er greitt, hvað er á gjalddaga og hvað er komið fram yfir frest, svo þú þarft ekki að fylgjast handvirkt með í töflureikni. Fyrir fastar kröfur, eins og áskriftir eða mánaðarlega þjónustu, er hægt að nýta sjálfvirka endurtekna reikningagerð, sem dregur verulega úr líkum á að reikningar gleymist eða greiðslur dragist. Rauntímayfirlitið sýnir líka hlutfall innheimtra reikninga, sem gefur strax vísbendingu ef innheimtan er farin að dragast.
Hvað ættir þú að gera núna?
- Farðu yfir lista yfir ógreidda reikninga og merktu þá sem eru komnir yfir gjalddaga.
- Sendu vinsamlega áminningu á þá sem hafa beðið lengst.
- Tryggðu að framtíðarreikningar sýni gjalddaga skýrt, svo hægt sé að reikna dráttarvexti með réttum hætti ef á þarf að halda.
- Skoðaðu hvort sjálfvirk reikningagerð og áminningar henti þínum rekstri betur en handvirkt utanumhald.
Kynntu þér reikningagerð og innheimtu í Payday eða lestu grein okkar um bókhald fyrir einyrkja og verktaka fyrir fleiri ráð um daglegt utanumhald reksturs.
Þessi grein er almenn upplýsingagjöf, ekki lögfræðiráðgjöf. Ef mál stefnir í formlega innheimtu eða dómsmál, leitaðu ráðgjafar hjá lögmanni eða innheimtufyrirtæki.
